Oorspronkelijke vacature omschrijving:

Beschrijving

Wij zijn voor onze opdrachtgever op zoek naar een kandidaat met relevante secretariele werkervaring, iemand die het vak in zijn/haar vingers heeft.


Binnen het district Uitkeren Limburg ontstaat per 1 juli een tijdelijke vacature voor de functie van secretaresse. In deze functie zorg je voor een optimale ondersteuning op logistiek, administratief en secretarieel gebied en ben je de vraagbaak voor zowel de districtsmanager als het management van het district.


Het is een spilfunctie waar continue een beroep op je wordt gedaan. Er komen veel ad hoc verzoeken binnen, wat betekent dat je zelf verantwoordelijk bent om hierin constant prioriteiten te stellen. Je bent zorgvuldig in het formuleren van notulen en je mondelinge communicatie is goed. Je houdt van aanpakken, je bent flexibel en praktisch ingesteld. Je bent sociaal, attent en representatief en beheerst de Nederlandse taal goed in woord en geschrift. Je kerntaken zijn:

• agendabeheer: rekening houdend met prioriteiten en planning;
• verwerken van inkomende- en uitgaande mail en post; signaleren van zaken die met voorrang behandeld moeten worden; uitzetten en bewaken van eventueel noodzakelijke acties;
• ontvangen van binnenkomende telefoongesprekken en deze zoveel mogelijk zelf afhandelen;
• voorbereiden van vergaderingen: opstellen van agenda's; notuleren, bewaken van actiepunten en zonodig rappelleren;
• zelfstandig verzorgen van correspondentie op basis van (soms summiere) aanwijzingen;
• Organiseren van bijeenkomsten;
• Verzamelen van relevante documentatie voor het management. Juiste archivering en toegankelijkheid van de informatie;
• Controleren en bewaken van uitgezette facturen;
• Autorisatiebeheer;
• Verricht ondersteunende administratieve werkzaamheden op het terrein van personeelsadministratie, archivering, voorraad- en inventarisatiebeheer.

Functie-eisen

• Je hebt zeker 4 jaar ervaring als secretaresse en je bent stressbestendig.


• Je denkt en werkt minimaal op MBO 4-niveau en hebt een afgeronde (directie)secretaresseopleiding.


• Je staat stevig in je schoenen en zoekt, waar nodig, verbinding binnen de gehele organisatie.


• Je bent communicatief vaardig zowel mondeling als schriftelijk.


• De volgende competenties zijn van belang in de functie: sensitief, initiatief, pro-actief, resultaatgericht, organiseren van eigen werk, luisteren, voortgangsbewaking, omgevingsbewustzijn, stressbestendig en discipline. Je doet je werk met veel enthousiasme en creativiteit en je hebt een zeer discrete houding ten


• aanzien van vertrouwelijke informatie.

Stuur dan vandaag nog jouw motivatie op!

Wat wij bieden

• Salaris tussen de €1500 en €2700 op basis van 38 uur en afhankelijk van werkervaring.


• In principe gaat het om een tijdelijke functie tot 01-01-2019 met kans op verlenging bij goed functioneren.


• Het betreft een functie voor 32 uur per week