Oorspronkelijke vacature omschrijving:

De dienst Onderwijsservices is op zoek naar een:

Secretaresse

0,6 tot 1,0 fte, voor de duur van 1 jaar met zicht op verlenging Vacaturenummer: AC/OWS/21011

Online studeren overal in Nederland en Vlaanderen

De Open Universiteit (OU) is de deeltijduniversiteit van Nederland. Studenten volgen er online activerend onderwijs en binnen de verschillende wetenschapsgebieden wordt disciplinair onderzoek verricht. Studenten kunnen universitaire bachelor- en masteropleidingen in zeven vakgebieden doorlopen. Kenmerken van het onderwijs zijn openheid, flexibiliteit en kwaliteit. Er is veel aandacht voor verbetering van het studiesucces van studenten. Aan de OU studeren ruim 14.000 studenten en werken bijna 700 medewerkers. De OU heeft vestigingen in Nederland en België (zie https://www.ou.nl/studiecentra). De hoofdvestiging bevindt zich in Heerlen.

De nieuwste technologieën en onderwijskundige inzichten worden toegepast, zowel in de bachelor- en masteropleidingen en cursussen, als in projecten en programma's met partners. Nationaal en internationaal speelt de OU een belangrijke rol in de innovatie van het hoger onderwijs. Het onderwijs is verweven met het onderzoek waardoor tevens wordt gegarandeerd dat de actuele stand van de wetenschap wordt verwerkt. De OU investeert niet alleen in onderzoek in de vakgebieden van de opleidingen, maar ook in onderzoek op het gebied van leren, doceren en technologie.

Tevreden studenten

In de Nationale Studenten Enquête (NSE), de Keuzegids Universiteiten (vergelijking waardering van studenten en experts voor bacheloropleidingen van de veertien universiteiten) en de Keuzegids Masters scoort de OU al jaren op rij een topnotering in de lijst van de veertien Nederlandse universiteiten. Bovendien staan alle opleidingen hoog in de ranglijsten van de universiteiten voor de betreffende studierichtingen. Alle beoordelingen staan op de OU-website (https://www.ou.nl/rankings).

Dienst Onderwijsservices

Veel ondersteunende taken worden binnen de Open Universiteit uitgevoerd door Onderwijsservices(OS). Deze afdeling biedt professionele services aan in- en externe klanten, vanuit een integrale benadering van de aanwezige disciplines. Het betreft diensten op het gebied van marketing en communicatie, vormgeving, service en informatie richting studenten en belangstellenden, onderwijslogistiek en onze studiecentra in het land.

Het profiel

Als enthousiaste en gedreven secretaresse ben je breed inzetbaar en draag je bij aan het goede verloop van de activiteiten in een dynamische werkomgeving. Tot jouw taken behoren het verrichten van diverse secretariële en administratieve werkzaamheden, waaronder het verzorgen van de post, archiefwerkzaamheden en het behandelen van inkomende en uitgaande telefoongesprekken en e-mails.

Je verzorgt de notulen van diverse gremia binnen de afdeling Onderwijslogistiek. Dit houdt tevens in dat je bereid moet zijn om hiervoor te reizen naar bijvoorbeeld studiecentra in Nederland.

• Je bent tussenpersoon voor de afdeling Onderwijslogistiek en de uitzendorganisaties. Je adviseert de manager Onderwijslogistiek over lopende uitzendcontracten en handelt vacature-aanvragen zelfstandig af.
• Je bent verantwoordelijk voor de controle op ingediende uur registraties, de bijbehorende facturen en verwerking in de verschillende systemen.
• Je bent de vraagbaak binnen de afdeling als het gaat om uitvoeren van regels en afspraken rondom inhuur van personeel.
• Voor het verhuren van onderwijsruimtes in de studiecentra van de Open Universiteit stel je samen met de manager jaarlijks de verhuurprijzen vast en maakt de brochure.
• Alle aanvragen voor huur van ruimte handel je zelfstandig af van offerte tot en met factuur.
• Je participeert in projecten t.a.v. procesverbetering en in facilitaire projecten zoals bijvoorbeeld een verhuizing of herinrichting van een studiecentrum.

Wat vragen wij?

• Afgeronde MBO niveau 4 opleiding, een HBO diploma is een pre
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie
• Uitstekende communicatieve waardigheden
• Stressbestendig en goed in staat om te prioriteren
• Flexibele, enthousiaste en proactieve werkhouding
• Een teamplayer die ook goed in staat is om zelfstandig te werken
• Ervaring met diverse computersystemen en online overlegapplicaties zoals Teams, Bluejeans en Zoom.

Wat bieden wij?

De Open Universiteit biedt goede secundaire en flexibele arbeidsvoorwaarden op het gebied van onder meer opleiding en mobiliteit, doorgroeimogelijkheden, werken in deeltijd en (gedeeltelijk) betaald ouderschapsverlof.

Salaris

Het salaris wordt afhankelijk van opleiding en ervaring vastgesteld overeenkomstig schaal 7 van Bijlage A van de CAO Nederlandse Universiteiten (minimaal €2.329 en maximaal €3.144,= bruto per maand bij een volledig dienstverband).

Standplaats

Heerlen

Inlichtingen

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Henk van der Wal, directeur Onderwijsservices e-mail: henk.vanderwal@ou.nl

LET OP:

Het hiervoor vermelde e-mailadres is uitsluitend bedoeld voor het inwinnen van nadere informatie over deze vacature. Meer informatie over de Open Universiteit kunt u vinden op onze website: www.ou.nl

Procedure

Je kunt per e-mail solliciteren naar: solliciteren@ou.nl

De inzendtermijn sluit op 5 maart 2021