Directiesecretaris (32-36 uur per week)
Ben jij die spin in het web, een duizendpoot, organisatiesensitief, helicopterview met oog voor details, verbindend en analytisch met ook een praktisch faciliterende instelling?
Dan zijn wij op zoek naar jou.
Als directiesecretaris werk je ter ondersteuning en advisering van de gemeentesecretaris, directie en bestuur en ben je in die hoedanigheid altijd aanwezig bij directieteamvergaderingen en collegevergaderingen. Je hebt een dynamische functie in een complex krachtenveld.
Voorbereiden besluitvorming
Je bent verantwoordelijk voor de effectiviteit en efficiëntie van informatie- en besluitvormingsprocessen op het niveau van college en directie. Je bereidt het overleg van het college en DT inhoudelijk en procesmatig voor en bewaakt de kwaliteit van de ingediende stukken en de opvolging van acties. Hierin werk je nauw samen met de managementassistentes van het DT en het ondersteuningsteam van het college. Uiteraard ben je aanwezig bij de vergaderingen en themasessies van het DT en vergaderingen van het college en draag je zorg voor verslaglegging. Het college vergadert op dinsdag, het DT op woensdag. Uiterlijk op vrijdag worden alle stukken digitaal verwerkt ter voorbereiding op de vergaderingen. Jouw rol hieraan voorafgaand is de toets op de kwaliteit van de stukken en waar nodig het doen van een interventie of fungeren als vraagbaak voor de stellers in het besluitvormingsproces.
Je bent, naast de gemeentesecretaris, de enige medewerker die de ontwikkelingen op zowel de collegetafel als de directietafel overziet. Met dit inzicht ben je in staat richting te geven aan de directieagenda en ook de organisatie mee te nemen in de besluitvorming van directie en college. Daarmee ben je feitelijk het schakelpunt tussen DT en organisatie.
In je functie van directiesecretaris ben je spin in het web en adviseur voor het Directieteam (DT). Om deze spilfunctie en adviesrol goed te kunnen vervullen bouw je aan draagvlak binnen de organisatie en vervul je een rol in het onderhouden van relaties met bestuur, directie, teammanagers, (strategisch) medewerkers en de griffie. Als de ‘ogen en oren’ van het DT kun jij signalen bespreekbaar maken vanuit organisatiebelang, ben je soms de smeerolie om processen beter te laten verlopen, ben je sparringpartner in complexe integrale vraagstukken, denk je mee over strategische vraagstukken, doe je verbetervoorstellen of ben je aanjager in de ontwikkeling van ideeën die de samenwerking ten goede komen. In de organisatieontwikkeling en visies op de organisatie en manier van werken die in ons werken richtinggevend zijn durf jij het DT een spiegel voor te houden, ben je een goed klankbord en hou je het DT scherp op gemaakte afspraken en kaders.
Specifieke aandachtspunten in jouw functievervulling:
Je bent een integere, doortastende collega met een goed ontwikkeld gevoel voor verhoudingen. Je bent analytisch, omgevingsbewust en bestuurlijk sensitief. Je hebt een servicegerichte instelling en bent kwaliteit gericht. Daarnaast ben je niet bang om verantwoordelijkheid in je werk te nemen en het DT als collectief en elk individueel als directeur een spiegel voor te houden en gevraagd en ongevraagd van advies te voorzien. Je bent een sterke netwerker en verbinder.
Hoe maken wij jou blij?
Kies jij voor Sittard-Geleen? Dan.......
Ook kun je rekenen op 17,05% individueel keuzebudget. Dit budget geeft jou keuzevrijheid in de secundaire arbeidsvoorwaarden die je ontvangt. Zo kan je kiezen voor meer salaris, meer pensioenopbouw of je koopt meer verlofdagen. Meer weten over de arbeidsvoorwaarden binnen onze gemeente? Check:Werken voor Sittard-Geleen - Gemeente Sittard-Geleen
Deze vacature betreft een functie van 32 tot 36 uur per week.
Onze organisatie is voortdurend in beweging. We zijn een flexibele, wendbare en slagvaardige organisatie gericht op zijn omgeving. Een organisatie die zich ervan bewust is dat een veranderende samenleving vraagt om een veranderende overheid. Door samen te werken met onze inwoners, partners en bedrijven in de stad is meer mogelijk. Onze manier van werken is ‘van buiten naar binnen’. Daarin bedenken we nieuwe oplossingen, durven we anders te doen en leren we iedere dag opnieuw. Hier hoort bij dat we ruimte geven aan vakmanschap en ondernemerschap van onze medewerkers en initiatieven van inwoners en partners waarderen. Verantwoordelijkheid wordt niet alleen gevoeld maar ook genomen.
In de organisatie is deze beweging in gang gezet vanuit een visie op ‘sturing en leiderschap’ in de organisatie en onze manier van werken: integraliteit, flexibiliteit, wendbaarheid en slagvaardigheid van de organisatie en onze medewerkers. En werken vanuit de kernwaarden Vertrouwen, Verbinding en Vakmanschap. We motiveren en ondersteunen medewerkers om zich te blijven ontwikkelen als omgevingsbewuste zelfstandige professionals. Dat doen wij steeds minder vanuit het gemeentehuis. We werken gebiedsgericht om de samenwerking met inwoners en partners te versterken. Integrale opgaven vragen om integrale samenwerking op alle niveaus in de organisatie.
Verantwoordelijkheden leggen wij laag in de organisatie neer vanuit de gedachte dat het geven van meer verantwoordelijkheden een impuls geeft aan het ondernemend vermogen van onze medewerkers en aan het nemen van initiatief en eigenaarschap om bij te dragen aan het realiseren van gestelde doelen. Onze visie en manier van werken wordt daarbij opgemerkt. Sittard-Geleen is namelijk genomineerd voor de verkiezing van Beste Overheidsorganisatie 2024.
Onze gemeente kent een platte organisatie bestaande uit een Directieteam en 24 integraal verantwoordelijke teams verdeeld over 4 domeinen: samenleving, omgeving, dienstverlening, en een vierde domein: Vidar, een integraal tot de organisatie behorend participatiebedrijf dat staat voor de samenwerking tussen de sociale diensten van de gemeenten Sittard-Geleen, Stein en Beek, het leerwerkbedrijf en het WerkgeverServicePunt.
Het DT werkt op basis van een directiestatuut waarin de manier van werken en sturing en leiderschap door het DT zijn beschreven, richtinggevend voor het type leiderschap en wijze van sturing die de beoogde organisatieontwikkeling het best faciliteert: coachend, delegerend en faciliterend leiderschap waarbij de professional centraal staat, gericht op bevordering van de inhoudelijke bekwaamheid, de inzetbaarheid, zelfstandigheid, resultaatgerichtheid, betrokkenheid en persoonlijke ontwikkeling.
Solliciteer dan meteen! Of in ieder geval vóór maandag 11 november aanstaande.
We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!
Medewerkers van de gemeente Sittard-Geleen, Maastricht, Heerlen en de Provincie Limburg gelden bij elkaars organisaties als interne kandidaten. Bij vergelijkbare geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang op externe kandidaten.
Heb je vragen over de vacature?
Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Nathalie Ploem, directeur Dienstverlening, tel. 046 – 477 7729, email:nathalie.ploem@sittard-geleen.nl
Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met Jos Belt, teammanager HR, via 046 – 477 70 93, e-mail:jos.belt@sittard-geleen.nl
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.