Oorspronkelijke vacature omschrijving:

Ben jij dé Office Manager die er jaren ervaring heeft als zelfstandige duizendpoot op internationaal secretarieel, administratief, marketing en organisatorisch gebied? Dan is deze functie een mooie uitdaging voor jou. Ben jij er klaar voor?

Jouw uitdaging:

Binnen Blaise en CIO-office ben jij de Management ondersteuner en is dit je toegevoegde waarde:

• Je beheert de agenda’s zorgt voor een optimale (telefonische en online) bereikbaarheid, plan fysieke en online vergaderingen, ontvangt bezoekers en maakt een inschatting van van binnenkomende mails en beleidsstukken op belang en prioriteitsstelling én je handelt op eigen initiatief andere (informatie)verzoeken af voor de CTB en CIO-office;
• Je ondersteunt in brede zin bij de voorbereiding van van (directie/MT/Team)vergaderingen, zorgt voor de benodigde stukken, notuleert en het zorgt voor de informatievoorziening aan in- en externe belanghebbenden;
• Je ondersteunt de directie/MT zowel inhoudelijk als organisatorisch bij vergaderingen, ontvangsten, recepties, binnen- en buitenlandse bezoeken, congressen e.d.;
• Affiniteit met ICT (bijvoorbeeld kantoortechnologie, communicatiekanalen, kennismanagement, Microsoft Office);
• Je ondersteunt de teammanager in zijn administratieve/HR taken;
• Je ondersteunt op het gebied van PR en Markting, zoals het maken van Blaise newsletters in de Engelse taal en het beheren van intranet.

Wie jij bent:

Een organisatorisch talent die van aanpakken weet, zo zien we je graag. Daarnaast beschik je over:

• Ten minste 5 jaar ervaring in vergelijkbare functie op management niveau en een afgeronde MBO niveau 4 of HBO opleiding (voorkeur Secretarieel/Marketing);
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
• Je hebt kennis en bent vaardig in relevante administratieve systemen; Je weet een Powerpoint tot in de details te verzorgen, handigheidjes in Excel en Outlook en in Word alle lay-out problemen op te website en nieuwsbrief software lossen. Daarnaast is kennis van AFAS en Topdesk affiniteit een pré.

Als persoon ben je:

• Een moderne Management ondersteuner die kan omgaan met een flinke mate van hectiek, zowel in het werk als in de fysieke werkomgeving.
• Organisatiesensitief; Je doorziet de planningen en weet snel bij wie je moet zijn, hebt organisatorische vaardigheden om het werk te ordenen en de juiste prioriteiten toe te kennen;
• Communicatief; Je weet heldere, samenvattende overzichten en toelichtingen ten behoeve van communicatie richting medewerkers en andere belanghebbenden te verzorgen;
• Je bent een collega die zich kenmerkt door samenwerking, resultaat, integriteit en flexibiliteit.

Je weet een eigen afweging te maken over welke aanpak het beste is voor een oplossingsrichting. Je eigen inzicht en blik op “hoe kan het beter” is van belang. Op basis hiervan stel je verbeteringen voor op de liggende procedures of processen. Bij vragen of onduidelijkheden weet je tijdig terug te vallen op je leidinggevende en collega’s.

Zo ziet je team eruit:

Je komt te werken bij Blaise. Dit is een afdeling (met +/- 25 personen) is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en onderhouden van het product Blaise. Blaise een softwareplatform voor gegevensverzameling en enquêteverwerking dat specifiek is ontworpen voor

overheids- en wetenschappelijke enquêtes en wordt gebruikt door Nationale Statistische Instituten over de gehele wereld. En daarnaast werk je een halve dag gemiddeld voor het CIO-Office.

We werken in hybride vorm thuis en op kantoor. In je team maak je daarover afspraken. Je spreekt bijvoorbeeld af hoeveel dagen je op het CBS werkt, of dat vaste dagen zijn, hele of halve dagen.

Wat hebben we je te bieden

Voor onze arbeidsvoorwaardenvolgen wij de CAO Rijk.

• ­ Een salaris volgens de CAO Rijk van schaal 8 min EUR 2817,- en max. EUR 3782,- bruto per maand op basis van 36 uur. De inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring.
• ­Een uitdagende baan in een dynamisch werkveld waar eigen verantwoordelijkheid nemen binnen passende eigen regelruimte voorop staat.
• ­Flexibele werktijden en thuiswerkmogelijkheden.
• ­Voor het woon-werkverkeer ontvang je een NS Businesscard.
• ­Je ontvangt het Individueel Keuze Budget (IKB) waarbij je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf kunt samenstellen. In totaal krijg je 16,37% (inclusief 8% vakantiegeld) bovenop je maandloon waarbij je zelf bepaalt hoe, wanneer en op welke wijze je deze wilt inzetten.
• ­Je wordt voorzien van een laptop (Windows of Apple) met dockingstation zodat je overal gemakkelijk kunt werken. Tevens ontvang je een mobiele telefoon.
• ­Je ontvangt een Pensioen bij het ABP Pensioenfonds.